Confidentialité de l’application

1. Deux rôles

L’éditeur d’Hippone (voir les mentions légales) intervient à deux titres :

Responsable du traitement pour les données nécessaires à l’ouverture et à la sécurité des comptes des utilisateurs (article 2) ;
Sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD, pour toutes les données qu’une entreprise cliente saisit dans son espace — ses contacts, ses pièces, ses salariés, ses fichiers (article 3). L’entreprise cliente en est le responsable : c’est à elle de s’adresser aux personnes concernées, et c’est à elle que ces personnes s’adressent en premier.

2. Les données des utilisateurs

Ce que nous gardons

nom, prénom, adresse électronique, poste et portée dans l’entreprise, langue et préférences ;
le mot de passe, jamais en clair (empreinte BCrypt), et le secret de double authentification, chiffré ;
les sessions ouvertes, la date de dernière présence, les notifications ;
le journal d’audit : qui a fait quoi, sur quel objet, et quand. Il n’enregistre pas d’adresse IP.

Pourquoi, et sur quelle base

Pour ouvrir l’accès au service et l’exécuter (exécution du contrat avec le client, article 6.1.b du RGPD) ; pour le protéger, retrouver l’auteur d’une modification et répondre à un incident (intérêt légitime, article 6.1.f).

3. Les données des clients

Pour le compte de l’entreprise cliente, Hippone conserve et traite ce qu’elle y saisit : fiches de contacts et de salariés, devis, factures et autres pièces, encaissements, achats, projets, tâches et rendez-vous, documents déposés dans la GED, messages internes. L’éditeur s’engage à :

ne traiter ces données que pour rendre le service, sur les instructions du client ;
ne pas les consulter, sauf assistance demandée par le client au moyen d’un code qu’il génère lui-même ;
les garder confidentielles et protégées (article 8) ;
ne faire appel qu’aux prestataires listés à l’article 5, et prévenir le client avant tout changement ;
aider le client à répondre aux demandes des personnes concernées et à ses propres obligations ;
lui signaler sans délai toute violation de données qui le concerne ;
à la fin du service, lui remettre un export complet (archive ZIP, données en JSON, fichiers d’origine) puis supprimer ses données (voir les durées).

Un accord de traitement des données détaillé est signé avec chaque client qui le demande, et avec tout client payant.

4. La signature des pièces

Quand un client fait signer une pièce à distance, le signataire reçoit un lien et un code par courriel. Pour prouver la signature, Hippone conserve avec la pièce signée : le nom saisi par le signataire, sa mention et son consentement, la date, l’adresse IP et le navigateur utilisés, et l’empreinte du document. Ces éléments appartiennent au dossier du client, qui en est responsable.

5. Prestataires

OVH SAS: Hébergement de l’application et de ses données, sur des serveurs situés à Francfort (Allemagne), Union européenne.
Brevo: (Sendinblue SAS, France) Envoi des courriels : invitations, réinitialisations, notifications, et pièces que le client adresse à ses propres clients.
OpenStreetMap: Quand vous affichez une carte ou cherchez une adresse, votre navigateur demande les fonds de carte et la recherche d’adresse aux serveurs de la Fondation OpenStreetMap (Royaume-Uni, pays reconnu « adéquat » par la Commission européenne) : ils reçoivent votre adresse IP et l’adresse cherchée, rien d’autre.

Tout le reste fonctionne sur nos serveurs : l’assistant Ash (compréhension et transcription de la voix — l’enregistrement n’est pas conservé), l’aperçu des fichiers, la génération des PDF, la recherche. Aucun outil de mesure d’audience ni de suivi d’erreurs tiers n’est actif.

6. Cookie de session et stockage local

L’application ne dépose qu’un cookie : hippone_token, qui porte votre session une fois connecté. Il est protégé (HttpOnly, Secure), dure le temps de la session (12 heures, 30 jours avec « se souvenir de moi ») et disparaît à la déconnexion. Strictement nécessaire, il ne demande pas de consentement. (Pendant une assistance, l’éditeur porte un second cookie du même type, hippone_token_editeur, qui garde sa propre session de côté ; il n’existe que chez lui.)

Vos préférences d’affichage (thème, période du tableau de bord, vue des listes, ordre du tableau des tâches) sont gardées dans votre navigateur (stockage local) et ne servent qu’à vous les rendre.

7. Durées de conservation

Compte d’utilisateur: Tant que le compte existe ; un compte désactivé reste lié à ses actions passées dans le journal d’audit.
Journal d’audit: Pendant toute la vie de l’espace du client, qui peut en avoir besoin pour ses propres contrôles.
Données d’un espace: Pendant toute la durée du service ; après une fermeture, 30 jours au moins, puis suppression après un export.
Journaux techniques: 14 jours pour le serveur web, 30 jours pour l’application.
Sauvegardes: Quotidiennes, chiffrées avant de quitter le serveur, gardées six mois au plus : une donnée supprimée y subsiste jusque-là, sans y être consultée.

8. Sécurité

échanges chiffrés (HTTPS) ; serveurs dans l’Union européenne ;
double authentification obligatoire pour tous les comptes ; mots de passe jamais stockés en clair ;
espaces clients cloisonnés ; droits par poste et par portée ; verrou d’édition ; journal d’audit de chaque geste ;
fichiers déposés contrôlés (type réel vérifié, pas seulement l’extension annoncée) ;
sauvegardes chaque nuit, copie hors du serveur chiffrée dont la clé n’est pas conservée avec elle ; restauration éprouvée ;
supervision permanente et alertes en cas de panne, de sauvegarde manquée ou de certificat proche de son terme.

9. Vos droits

Pour une donnée de votre compte (article 2), écrivez à contact@hippone.tech : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, directives après décès. Nous répondons sous un mois.

Pour une donnée saisie par une entreprise cliente (article 3) — vous êtes l’un de ses contacts, salariés ou signataires —, adressez-vous d’abord à cette entreprise, responsable du traitement ; nous l’aidons à vous répondre. Si vous nous écrivez directement, nous lui transmettons votre demande.

Vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr/fr/plaintes) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

10. Clients et personnes en Algérie

Hippone sert aussi des entreprises établies en Algérie (devise DZD, identifiants NIF, NIS, RC, AI). Leurs données sont hébergées dans l’Union européenne. Au regard de la loi n° 18-07 du 10 juin 2018, l’entreprise cliente, responsable du traitement, accomplit les formalités qui lui reviennent auprès de l’Autorité nationale de protection des données à caractère personnel (ANPDP), notamment pour le transfert de ses données hors d’Algérie ; l’éditeur lui fournit les informations nécessaires. Les personnes concernées résidant en Algérie disposent des droits que leur reconnaît cette loi et peuvent saisir l’ANPDP.

11. Modifications

Cette politique suit l’application : un nouveau prestataire, une nouvelle donnée ou une nouvelle durée y entrent le jour où ils entrent dans le service. Les clients sont prévenus à l’avance de tout nouveau prestataire.